Case 02 · 1Doc
Temporalidade documental
Como levamos a 1Doc a cobrir o ciclo de vida completo dos documentos públicos, da tabela de temporalidade à destinação final, transformando normas arquivísticas complexas em um fluxo digital claro para os órgãos públicos.
- Empresa
- 1Doc · Softplan
- Meu papel
- Product Designer
- Período
- Q2 - 2026
- Time
- Raquel Rebouças (Product Designer)
Karina Alves (Product Designer)
Marcele Litch (Product designer)
Amanda Aragão (Product Manager)
Contexto
A 1Doc já oferecia parte dos recursos de gestão documental por meio do Plano de Classificação vinculado aos assuntos. Porém, a plataforma ainda não cobria o fluxo de temporalidade e destinação documental, uma lacuna funcional em relação aos concorrentes do mercado.
Esse cenário abriu a oportunidade de evoluir o produto, ampliando o suporte ao ciclo de vida dos documentos públicos e atendendo às necessidades dos órgãos quanto à classificação, aos prazos de guarda e à destinação final.
Problema
Hoje, a 1Doc guarda todo e qualquer processo emitido na plataforma, sem um modo de destinação documental, que é exigido pelos órgãos fiscalizadores. O Plano de Classificação existia, mas os documentos classificados não seguiam nenhum ciclo: não havia prazos de guarda, avaliação nem eliminação.
Na prática, os municípios não exercer a gestão arquivística, e todo documento ficava armazenado por tempo indeterminado.
Processo e discovery
Matriz CSD
Começamos com uma matriz de Certezas, Suposições e Dúvidas para levantar as regras e as perguntas em aberto sobre a destinação documental na gestão pública: quais leis se aplicam, quem aprova a eliminação e o que precisa acontecer antes de um documento ser descartado.
Benchmarking competitivo
Mapeamos as funcionalidades dos concorrentes para entender como o mercado tratava a temporalidade documental, quais etapas compunham seus fluxos e quais recursos poderiam inspirar a evolução da 1Doc.
Mapeamento do fluxo do SEI
Mapeamos todo o fluxo do SEI para garantir que a 1Doc oferecesse, no mínimo, o que o software gratuito do Governo Federal já entrega aos municípios.
Levantamento de requisitos
Investigamos e estruturamos as regras exigidas pelo Governo Federal no fluxo de destinação documental, entendendo suas etapas, condições, dependências e particularidades. O objetivo foi transformar um processo complexo, orientado por normas arquivísticas, em requisitos claros para uma solução digital adaptada ao funcionamento por módulos e emissões da plataforma.
Solução
O desenho partiu da interface legada da 1Doc. Pesaram nessa decisão a complexidade das regras de negócio e a urgência do lançamento, já que o redesign da plataforma ainda está em andamento. A proposta cobre as principais etapas do ciclo de temporalidade documental, da configuração dos prazos de guarda à destinação final.
- Tabela de Temporalidade Documental. Cadastro dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e da destinação final de cada classe documental, conforme as regras de cada órgão.
- Vínculo com o Plano de Classificação. As regras se conectam aos códigos e classes do plano já existente. A solução aproveita a estrutura atual e amplia suas capacidades, ligando a classificação à permanência e à destinação dos documentos.
- Fila de destinação. Centraliza os itens elegíveis para eliminação ou guarda permanente, com uma visão consolidada do que precisa ser avaliado.
- Listas de eliminação. O usuário seleciona os documentos e processos elegíveis, organiza tudo em listagens formais e revisa antes de enviar para aprovação.
- Aprovação pela CPAD. O fluxo gera automaticamente os registros dos atos oficiais e encaminha os itens para assinatura da comissão a cada etapa.
- Destinação final. Após a aprovação, o usuário executa a eliminação dos itens autorizados ou envia os documentos para guarda permanente.
- Histórico e rastreabilidade. Registro de tudo o que foi eliminado ou recolhido, com os itens e as etapas percorridas, apoiando a transparência e a prestação de contas aos órgãos de controle.
Validação
Com um protótipo funcional, construído com a ajuda do Claude, validamos o fluxo com uma analista comercial da 1Doc que é graduada em arquivologia, para verificar se todas as regras arquivísticas foram atendidas.
Também conduzimos 4 entrevistas com clientes da 1Doc: usuários administradores que fazem parte da CPAD de seus municípios. O fluxo foi validado com alta aprovação.
- 4entrevistas com membros de CPAD
- 1validação com arquivista
- 7etapas do ciclo cobertas
[Resultados após o lançamento: adoção, feedbacks ou impacto no armazenamento.]