Ananindeua (PA)
Usa a Árvore para descobrir o número de páginas do processo e referenciar o conteúdo em comunicações com a Procuradoria.
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Case 03 · 1Doc
Árvore do processo
Como investigamos as falhas da Árvore de Documentos, a exportação de processos em PDF usada na prestação de contas, e definimos sua evolução a partir de entrevistas, uma pesquisa com mais de 24 mil respostas e uma nova solução técnica.
[Imagem de capa do case]
- Empresa
- 1Doc · Softplan
- Meu papel
- Product Designer
- Período
- Q3 - 2026
- Time
- Raquel Rebouças (Product Designer)
Priscila Moretto (Product Manager)
Raphael Paez (Líder técnico) - Métodos
- Visita presencial · Entrevistas · Pesquisa on-page
01
Contexto
A Árvore de Documentos converte e concatena um processo nativo da 1Doc, com todos os seus anexos, em um único PDF compilado e paginado.
Ela foi criada para atender a uma necessidade dos municípios: gerar processos para prestação de contas a entidades, órgãos e ferramentas externas, incluindo os órgãos de controle.
02
Problema
Com o tempo, a Árvore passou a apresentar uma quantidade expressiva de falhas. Toda semana, diversos tickets de reprocessamento manualeram abertos, o que consumia muito tempo do time técnico e atrasava o roadmap do time.
O problema ficou evidente em Mata de São João (BA), de onde vinha uma série de ocorrências. O líder técnico e a PM do time fizeram uma visita técnica ao município para entender o que disparava as falhas. Lá, a Árvore é usada principalmente na prestação de contas ao Tribunal de Contas dos Municípios da Bahia (TCM-BA), e os erros de geração estavam por trás de boa parte dos tickets abertos.
- Limites de tamanho do TCM-BA. O tribunal só aceita páginas de até 500 KB e arquivos de até 5 MB. Os PDFs gerados muitas vezes ultrapassavam esses limites e eram recusados no envio.
- Paginação confusa. A numeração original dos anexos se misturava com a paginação da Árvore, e não ficava claro qual valia como referência.
- Dados pessoais expostos. A exportação não mascarava dados pessoais, um risco de descumprimento da LGPD quando o documento é enviado a terceiros.
- Camada de texto. O arquivo final precisa manter o texto pesquisável, para permitir buscas e garantir a rastreabilidade do conteúdo.
03
Processo e discovery
Entrevistas com municípios
Para entender se os problemas se repetiam em outros municípios, pedimos ao time de CS que indicasse clientes insatisfeitos com a Árvore de Documentos e conduzimos entrevistas online com cada um deles.
Taubaté (SP)
Gera a Árvore diariamente para referenciar páginas em comunicações com a Procuradoria.
- Limite de tamanho dos anexos obriga os usuários a dividir arquivos antes de anexar.
Pato Branco (PR)
Uso diário em processos licitatórios e para dar transparência aos atos administrativos.
- Erros de geração em processos específicos.
- Necessidade de desentranhar ou anular despachos dentro da Árvore.
- A Árvore personalizada não permite verificar a autenticidade.
- Anonimização de dados antes de publicar no Portal da Transparência.
- Lentidão em árvores extensas; sugeriram gerar em blocos de 50 despachos.
Rio Verde (GO)
Uso esporádico, em demandas de vereadores, Ministério Público, ITBI e saúde. Consideram a geração clara e objetiva.
- Títulos e parágrafos não aparecem corretamente.
- Nem todas as informações do protocolo são exibidas.
- Processos de ITBI precisam permitir a juntada de documentos.
Pesquisa on-page
Para ampliar a amostra, disparamos uma pesquisa rápida na tela de emissão, perguntando quem usa a Árvore, com que frequência e para quê.
- 24.460respostas no total
- 5.688responderam todas as perguntas
- 1.234comentários abertos
A frequência de uso varia conforme o contexto do município. Alguns usuários consultam e compartilham processos diariamente; outros usam a funcionalidade apenas em situações específicas, como a prestação de contas.
Principais padrões encontrados
- PerformanceTempo e limite de geração
Demora no processamento e limite de gerações que não atende à demanda diária.
- FormatosAnexos não-PDF não aparecem
Usuários relatam que Imagens, Word e ZIP também deveriam entrar na Árvore.
- Árvore personalizadaSeleção com autenticidade
Escolher despachos e anexos mantendo a verificação das assinaturas, hoje as assinaturas só ficam disponível na versão completa
- Campos fixosCampos fixos fora do PDF
Bug. Textos e parágrafos preenchidos nos assuntos não aparecem, dificultando entender o processo.
- PrivacidadeNecessidade de anonimização
Mascarar informações pessoais fornecidas no processo de acordo com a LGPD.
- FormataçãoMelhorias de apresentação
Mudar a posição da numeração e incluir capa e índice nos arquivos.
- ReferenciamentoNúmero das páginas
A Árvore é gerada só para descobrir a página e citá-la em outros documentos.
- PesquisaBuscar como em um PDF
A expectativa é usar Ctrl + F para encontrar informações.
- VínculosDocumentos vinculados
Documentos vinculados por link ao processo principal também deveriam entrar por completo.
Validação da pasta digital
Como muitos clientes geravam a Árvore só para descobrir o número de páginas, testamos com eles um protótipo de pasta digital que está em desenvolvimento para entender se essa visualização e navegação resolveriam a necessidade.
- Atende quando o cliente precisa apenas referenciar o número da página.
- Atende quando o cliente quer pesquisar no documento.
- Não atende quem precisa de outras configurações, como escolher os arquivos da Árvore ou incluir a versão de verificação.
- Não resolve os problemas de geração. Ainda é preciso exportar o processo para os Tribunais,
[Imagem: protótipo da pasta digital]
04
Solução
Solução técnica para os bugs
O motor que junta os PDFs, antes baseado apenas no Ghostscript, passou a usar o 1PDF/QPDF. Se o arquivo não for gerado pelo novo caminho, o sistema recorre ao caminho tradicional como alternativa.
Também criamos a fila “anomaly”, dedicada aos arquivos mais complexos ou que falham no processamento: o que não é processado pela fila normal é redirecionado para ela.
Melhorias priorizadas
Modal da árvore
- Opção única no lugar do select, com checkboxes e os filtros já aplicados, escolhendo entre o arquivo original ou com verificação de autenticidade.
- Inclusão de arquivos PNG e JPEG.
- Melhor usabilidade e layout da árvore personalizada.
- Árvore personalizada com arquivo de verificação.
Configurações avançadas
- Compressão de imagens e anexos como padrão, para arquivos mais leves (POC).
- Anonimização de dados, definindo com base na LGPD o que deve ser mascarado (POC).
- Índice clicável com hiperlinks (POC).
Anexo dos documentos
- Tooltip para arquivos que excedam o padrão de um órgão de controle, como o TCM-BA, configurável por parâmetro.
- Boas práticas de anexos nos módulos de Processo Administrativo e Protocolo.
Tela das árvores geradas
- Acesso para o setor, exceto usuários nível 3.
- Armazenamento por tempo definido, com 30 dias como referência.
- Filtros por período, tipo de fluxo, nome ou número e status.
- Ações de cancelar, baixar e excluir, com modal de confirmação.
Nomenclatura
- “Árvore unificada” passa a se chamar “Exportar PDF”, um nome mais claro para quem usa.
[Imagem: novo modal ou tela das árvores geradas]
05
Próximos passos
- POC de anonimização. Investigar como mascarar dados pessoais e quais dados entram na regra da LGPD.
- Árvores antigas. Entender quais árvores geradas há muito tempo ainda são acessadas, para calibrar o tempo de armazenamento.
- Downloads. Medir quantas vezes cada árvore é baixada e se as pessoas voltam para baixar de novo.
[Resultados: redução de falhas e de reprocessamento manual após a nova solução técnica.]
06
Aprendizados
[O que você levaria para o próximo projeto e o que faria diferente.]